本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求，適用于采用掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過(guò)程的管理。

（一）掃描圖像文件格式要求

1．掃描文件儲(chǔ)存格式為“TIFF”和“JPEG”。

2．掃描文件壓縮比：彩色掃描文件采用JPEG格式，八級(jí)壓縮比。

3．掃描文件分辨率：黑白二值、灰度掃描的分辨率為200DPI，彩色模式掃描分辨率為300DPI，色彩數(shù)位不低于24位。

4．掃描文件色彩模式：字跡清楚、無(wú)插圖的檔案，采用黑白二值掃描；字跡不清楚或有插圖的檔案，采用灰度掃描；頁(yè)面中有印章、紅頭或彩色插圖、出現(xiàn)兩種或兩種以上色彩的檔案，采用彩色模式掃描。

圖像文件格式

（二）圖像文件命名規(guī)則

掃描加工圖像文件名由檔號(hào)與圖像順序號(hào)兩部分構(gòu)成，例如：

1．根據(jù)歸檔文件整理規(guī)則整理的檔案：

文件名稱＝全宗號(hào)+保管期限+年度+件號(hào)+頁(yè)號(hào)+.擴(kuò)展名

或：

文件名稱＝全宗號(hào)+保管期限+年度+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）+件號(hào)+頁(yè)號(hào)+.擴(kuò)展名

其中機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）和保管期限用拼音字母表示，即在文件名稱中使用字母和數(shù)字。

2．根據(jù)檔號(hào)編制規(guī)則按件整理的檔案：

文件名稱＝全宗號(hào)+案卷目錄號(hào)+案卷號(hào)+件號(hào)+頁(yè)號(hào)+.擴(kuò)展名

3．根據(jù)檔號(hào)編制規(guī)則按卷整理的檔案：

文件名稱＝全宗號(hào)+案卷目錄號(hào)+案卷號(hào)+頁(yè)號(hào)+.擴(kuò)展名

（三）圖像文件存儲(chǔ)層級(jí)結(jié)構(gòu)

依據(jù)檔號(hào)及檔案分類信息建立圖像文件存儲(chǔ)層級(jí)結(jié)構(gòu)。

1．根據(jù)檔號(hào)內(nèi)容以全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)為名稱逐級(jí)建立文件夾，將圖像文件保存在以件號(hào)為名的末級(jí)文件夾內(nèi)。

2．根據(jù)檔號(hào)內(nèi)容以全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)為名稱逐級(jí)建立文件夾，將圖像文件保存在以案卷號(hào)為名的末級(jí)文件夾內(nèi)。

3．根據(jù)檔案分類項(xiàng)目以全宗號(hào)、保管期限、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、件號(hào)為名稱逐級(jí)建立文件夾，將圖像文件保存在以件號(hào)為名的末級(jí)文件夾內(nèi)。

4．根據(jù)檔案分類項(xiàng)目以全宗號(hào)、保管期限、年度、件號(hào)為名稱逐級(jí)建立文件夾，將圖像文件保存在以件號(hào)為名的末級(jí)文件夾內(nèi)。

（四）數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換

根據(jù)系統(tǒng)軟件需要將檢查合格后的圖像文件轉(zhuǎn)換為PDF等保存利用文件，PDF文件的命名規(guī)則與存儲(chǔ)層級(jí)結(jié)構(gòu)除沒(méi)有頁(yè)號(hào)部分以外與圖像文件相同，具備識(shí)別條件的可通過(guò)OCR技術(shù)生成全文數(shù)據(jù)庫(kù)。 

四、檔案目錄數(shù)據(jù)

（一）建立開(kāi)放、通用、獨(dú)立、易于操作的檔案案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，稱之為基礎(chǔ)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。開(kāi)放是指目錄數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有加密、數(shù)據(jù)內(nèi)容沒(méi)有加密；通用是指數(shù)據(jù)庫(kù)軟件具有普遍使用的特性；獨(dú)立是指數(shù)據(jù)庫(kù)建立不受除數(shù)據(jù)庫(kù)軟件外的其他軟件的控制、影響或依賴。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立應(yīng)符合《文書(shū)檔案著錄細(xì)則與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（二）在目錄數(shù)據(jù)（案卷或文件）進(jìn)入到應(yīng)用系統(tǒng)中提供查詢利用時(shí)，可以根據(jù)具體應(yīng)用需求、系統(tǒng)軟件特點(diǎn)等擴(kuò)展目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。在應(yīng)用系統(tǒng)提供查詢利用的數(shù)據(jù)庫(kù)，稱之為應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況選擇建立案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)或者文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，且必須建立一種目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，有條件的地方兩種目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)同時(shí)建立。 

（四）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)是兩個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，其數(shù)據(jù)內(nèi)容是重復(fù)的，但不能合并存儲(chǔ)或使用。

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