一般的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)基本功能主要包括收集、管理、保存、利用及系統(tǒng)管理等五項(xiàng)內(nèi)容和功能。下面就這五項(xiàng)基本功能進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的介紹。
(一)收集功能:檔案系統(tǒng)軟件應(yīng)當(dāng)具備接收電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)及數(shù)字化產(chǎn)品的功能。
1.應(yīng)當(dāng)符合《電子檔案移交與接收辦法》中關(guān)于電子檔案接收的相關(guān)規(guī)定。
2.應(yīng)當(dāng)具備批量接收檔案條目信息和掛接電子原文的功能。
3.應(yīng)當(dāng)提供接收傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化產(chǎn)品的功能,能通過用戶配置接收各種符合《檔案數(shù)字化加工規(guī)范》的檔案數(shù)字化產(chǎn)品,接收的方式要具備開放性、靈活性,不能為接收不同組織結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)格式的數(shù)字化產(chǎn)品設(shè)置技術(shù)壁壘。
(二)管理功能:能夠?qū)λ邮盏母黝悢?shù)字檔案信息進(jìn)行整理、比對(duì)、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)等操作,并實(shí)施有效控制,使無序信息有序化。系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能:
l.系統(tǒng)數(shù)據(jù)組織功能,具備多種分類方式,可定制、可擴(kuò)展。
2.檔案編目功能,可定制模板,模板字段可增刪、改變類型、調(diào)整順序等。
3.目錄數(shù)據(jù)與內(nèi)容數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)功能。
4.輔助人工完成檔案的開放鑒定,建立開放檔案信息庫。
5.輔助實(shí)體檔案管理功能。
6.過濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號(hào)。
7.各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)管理功能。
(三)利用功能:能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、開發(fā)利用、信息共享、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析等功能。
1.具備利用登記注冊(cè)功能。
2.具備檔案利用審核、審批功能。
3.具備在線全文閱覽功能。
4.具備閱覽服務(wù)接待管理功能。
5.具備多種方式和途徑檢索檔案信息功能,包括對(duì)檔案原文的全文檢索功能。
6.具備檔案信息的收集和深度挖掘、剪輯功能、輔助寫作功能。
7.具備檔案利用目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)打印功能。
8.具備不開放數(shù)據(jù)控制利用功能。
9.具備檔案遠(yuǎn)程檢索開放式接口。
10.具備利用過程記錄監(jiān)控功能。
11.具備利用統(tǒng)計(jì)和分析功能。
(四)保存功能:應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案長(zhǎng)久的安全保存,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份及恢復(fù),以及對(duì)檔案數(shù)據(jù)可讀性、完整性、有效性的檢測(cè)的功能。
1.系統(tǒng)中檔案信息數(shù)據(jù)庫(包括目錄數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù))與系統(tǒng)運(yùn)行信息數(shù)據(jù)庫要相互獨(dú)立,不能對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫采取任何形式的加密,在軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或使用授權(quán)終止后,檔案信息的安全不受威脅。
2.檔案長(zhǎng)期保存數(shù)據(jù)庫與檔案利用數(shù)據(jù)庫要獨(dú)立保存,同時(shí)要具備確保兩者內(nèi)容一致的同步機(jī)制。
3.具備數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換功能。
4.具備對(duì)檔案保存載體的定期自動(dòng)檢測(cè)和抽檢功能,確保檔案數(shù)據(jù)的可讀、可用。
5.具備數(shù)據(jù)備份恢復(fù)功能。
6.具備在線備份與離線備份功能。
(五)系統(tǒng)管理功能:系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、系統(tǒng)審計(jì)和日志管理、數(shù)據(jù)字典、流程配置等系統(tǒng)管理功能,保證系統(tǒng)的有效、安全運(yùn)行。
1.具備用戶設(shè)置與賦權(quán)功能。
2.具備角色設(shè)置(單位人員依職務(wù)在系統(tǒng)中的授予權(quán)限管理)功能。
3.具備系統(tǒng)管理員、安全員、審計(jì)員三員設(shè)置功能。
4.具備群組管理功能。
5.具備身份認(rèn)證功能。
6.具備信息生成、處理、傳輸、審核、發(fā)布等流程配置功能。
7.具備數(shù)據(jù)字典功能。
8.具備日志記錄功能,對(duì)檔案數(shù)據(jù)的增、刪、改等操作要做到能記錄、可追查、可審計(jì)。
9.系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù),導(dǎo)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)應(yīng)采用開放、通用的結(jié)構(gòu)和格式,保證檔案數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)、不同平臺(tái)之間的順利遷移。
以上就是專久智能關(guān)于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)基本功能包括哪些內(nèi)容和功能的簡(jiǎn)要介紹,如需要了解更多數(shù)字檔案室建設(shè)方案,請(qǐng)聯(lián)系客服詳詢。
24小時(shí)免費(fèi)咨詢
請(qǐng)輸入您的聯(lián)系電話,座機(jī)請(qǐng)加區(qū)號(hào)