檔案掃描是檔案數(shù)字化最重要的工作內(nèi)容之一，應(yīng)依據(jù)紙質(zhì)檔案原件的實際情況、存儲條件、數(shù)字化規(guī)模、數(shù)字化目的和計算機網(wǎng)絡(luò)條件等，選擇相匹配的掃描設(shè)備，并進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置及調(diào)整，以掃描后數(shù)字圖像效果最接近檔案原貌、完整、清晰、不失真為前提。

1、掃描設(shè)備選擇

檔案數(shù)字化應(yīng)特別注意對檔案實體的保護(hù)，優(yōu)先采用對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備。對于尺寸不規(guī)則且極其珍貴的檔案，可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式標(biāo)識原件大小，以便更直觀的顯示原件大小。

紙質(zhì)檔案超出掃描儀掃描尺寸，應(yīng)優(yōu)先采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，采用標(biāo)板等方式明確說明分幅方法，并在相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊。如后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應(yīng)原件尺寸的1/3。

2、掃描色彩模式

為最大限度保留檔案原件信息，掃描色彩建議采用彩色模式進(jìn)行掃描。當(dāng)然，掃描色彩模式的選擇，應(yīng)綜合考慮檔案原件情況、存儲條件、檔案數(shù)字化規(guī)模、利用目的、計算機網(wǎng)絡(luò)條件等多種因素選擇掃描色彩模式。

3、掃描分辨率

掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi。掃描分辨率的選擇，應(yīng)保證掃描后圖像完整、清晰，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。如文字密集、偏小、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率建議不小于600 dpi；需要進(jìn)行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于300 dpi；需要進(jìn)行印刷出版的檔案，可結(jié)合檔案幅面、印刷精度要求、印刷出版幅面等選擇合適的分辨率。

4、存儲格式

紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應(yīng)用的需求而定，長期保存格式為JPEG、TIFF或JPEG2000等通用格式，同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。從易操作性、存儲空間占用、網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度等方面進(jìn)行綜合考慮，紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時，也可將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PDF等其他格式。

5、圖像文件命名

掃描后的圖像應(yīng)依據(jù)檔號為圖像文件命名，確保圖像文件名的唯一性。應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字副本的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。掃描后的圖像存儲為單頁文件時，可按檔號與圖像流水號的組合對圖像文件命名。掃描后的圖像存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像文件命名。

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