政務外網(wǎng)集中式數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)主要遵循《數(shù)字檔案室建設指南》，通過“數(shù)據(jù)物理集中、權(quán)限邏輯分離”的基本思想，構(gòu)建起虛擬檔案室的完整框架，實現(xiàn)“大檔案”管理模式。政務網(wǎng)檔案服務平臺應用范圍包括市直各類檔案室各種門類檔案目錄的管理、歸檔電子公文及數(shù)字化處理后的圖像影像檔案管理。集中式檔案室管理系統(tǒng)兼具各單位電子文件、公開現(xiàn)行文件收集、鑒定、保存、發(fā)布功能，是今后電子檔案移交進館、提供檔案信息資源利用的基礎之源。

政務外網(wǎng)集中式檔案室管理系統(tǒng)功能圖

政務網(wǎng)檔案服務平臺功能需求如下：

1.2.1.1 檔案收集

1、目錄導入

政務網(wǎng)集中式數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)格式導入接口，實現(xiàn)條目數(shù)據(jù)導入：在目錄導入時系統(tǒng)自動完成源數(shù)據(jù)和目標數(shù)據(jù)的匹配，對整理方式為案卷級時，可同時導入案卷目錄和卷內(nèi)目錄。提供目錄導入、查看記錄、查看日志、刪除（刪除批次、刪除批次和記錄）等功能。

2、全文掛接

集中式檔案室管理系統(tǒng)將全文數(shù)據(jù)批量掛接到檔案條目上，適用于數(shù)字化加工形成的大批量電子全文與系統(tǒng)中檔案條目的批量對接。提供未掛接目錄檢索、客戶端掛接、歷史數(shù)據(jù)遷移、查看日志（成功日志、失敗日志）、刪除（刪除批次、刪除批次和全文）、附件管理等功能。

3、格式包導入

數(shù)字檔案館政務網(wǎng)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還提供標準全文格式包格式，實現(xiàn)格式包導入功能，包括格式包導入、啟動任務、查看日志、查看記錄、刪除（刪除批次、刪除批次和數(shù)據(jù)）等功能。

4、電子公文收集

本模塊對電子文件數(shù)據(jù)進行歸集，電子文件包括：電子公文及其他電子文件，該模塊通過接口方式從業(yè)務系統(tǒng)中獲取的數(shù)據(jù)，包括條目數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)、過程信息及元數(shù)據(jù)。提供擬歸檔、瀏覽、轉(zhuǎn)資料庫等功能。

5、整理歸檔

部門兼職檔案員可在本模塊維護本人維護分類（機構(gòu)或問題）的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)維護后提交至單位檔案管理員進行統(tǒng)一整理。政務網(wǎng)集中式數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)提供瀏覽、新增、修改（批量修改）、刪除、報表打印、歸檔、數(shù)據(jù)導出、檢測、復制、批量錄入等功能。

6、資料庫管理

通過本模塊，立檔單位檔案管理員可維護本全宗的資料，如在電子公文采集過程中對不需要歸檔的數(shù)據(jù)，可加入資料庫，作為資料進行管理。同時隨著時間的遷移，有的資料可作為檔案進行歸檔，對于這種情況，集中式檔案室管理系統(tǒng)提供資料向檔案轉(zhuǎn)換的功能。提供瀏覽、新增、修改、刪除、上傳電子全文、轉(zhuǎn)檔案、看圖著錄、數(shù)據(jù)導出、數(shù)據(jù)導入、無條目掛接等功能。

1.2.1.2 檔案管理

1、檔案整理

通過集中式數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的此項功能，可對接收進館的數(shù)據(jù)進行管理，可以進行補充數(shù)據(jù)比對等操作，對不滿足進館條件的數(shù)據(jù)可批量退回，退回方式可以流程形式批量退回整理庫。提供瀏覽、新增、修改（批量修改）、刪除、報表打印、歸檔、數(shù)據(jù)導出、四性檢測、整理完畢、編號、退回、移動等功能。

2、檔案盒管理

根據(jù)紙質(zhì)管理方式，結(jié)合數(shù)字檔案館政務網(wǎng)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)完成電子化裝盒過程，提供檔案管理員對檔案盒進行相關(guān)維護和打印。提供打印、裝盒、拆盒、修改等功能。

3、全宗卷管理

集中式數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)提供全宗卷管理功能，包括新增、修改、刪除、上傳、查看、打印等功能。提供全宗卷集中保管，可維護本單位的全宗卷信息，以方便用戶可清楚的了解該全宗單位管理過程的情況，還可以了解該全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容、數(shù)量和利用等歷史與發(fā)展變化狀況，從而為該全宗的進一步科學管理提供必要的依據(jù)。新建全宗卷信息。

（1）根據(jù)“《全宗卷規(guī)范》（DAT12-2012）”要求提供全宗（館藏）介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計類、檔案利用類、新技術(shù)應用類、綜合全宗卷的文件材料的維護功能。

（2）集中式檔案室管理系統(tǒng)可導出全宗卷信息并打印，支持獨立、連續(xù)、間斷選擇全宗卷信息進行報表導出或打印。

4、回收站

提供被刪除文件的臨時存儲功能，可以進行恢復或者徹底刪除。提供還原、全部還原、刪除、清空等功能。提供類似windows的回收站功能，可對誤刪除的檔案進行還原，同時提供回收站清空功能，可將所有回收站中的檔案進行徹底刪除。

（1）檔案還原時，還原到對應檔案門類的最后，并且需要重新編檔號。

（2）以卷整理的檔案門類，案卷還原時，對應的卷內(nèi)文件及電子全文一并還原；案卷刪除時，對應的卷內(nèi)文件及電子全文一并刪除。

（3）以卷整理的檔案門類，不能單獨還原卷內(nèi)文件，要先還原對應的案卷。

（4）回收站中刪除或清空，是執(zhí)行物理刪除，后續(xù)無法恢復。

5、輔助鑒定

輔助鑒定功能，包括開放鑒定、處置鑒定、密級鑒定、檔案銷毀。提供新增、修改、刪除、鑒定生效、打印等功能：

1.2.1.3 檔案利用

1、借閱管理

數(shù)字檔案館政務網(wǎng)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)借閱管理模塊管理的是和本單位相關(guān)的檔案借閱，分為內(nèi)部借閱及外部借閱。提供借閱登記、借閱完畢、修改、審批、刪除等功能。立檔單位檔案管理員，可對本單位內(nèi)部借閱的記錄，對外單位借閱的申請的審批。

（1）可對本單位內(nèi)部借閱的記錄。

（2）集中式檔案室管理系統(tǒng)可對外單位借閱申請的審批，審批時可設置外單位可利用的有效期限。

2、借閱申請

1.2.1.4 檔案檢索

1、一體化檢索

提供綜合查詢等功能為檔案利用者提供檔案檢索功能，支持跨檔案類型跨字段的條目一體化檢索及全文檢索；專題檢索：系統(tǒng)提供為利用者提供專題檢索以及瀏覽功能。

（1）支持跨檔案類型跨字段的條目一體化檢索及全文檢索；

（2）檢索結(jié)果支持關(guān)鍵字標紅

（3）全文檢索時，可在全文中對檢索關(guān)鍵字進行定位；

（4）支持結(jié)果中搜索；

2、基本檢索

1.2.1.5 網(wǎng)上年檢

1、年檢通知

數(shù)字檔案館政務網(wǎng)檔案服務平臺發(fā)送通知消息和附件，可指定立檔單位進行消息發(fā)送。檔案局監(jiān)督指導員，根據(jù)本年度業(yè)務指導要求，給要指導的單位發(fā)送通知；

（1）可進行年檢通知的創(chuàng)建。

（2）可給指定單位發(fā)送年檢通知。

（3）可將年檢的進度計劃、相關(guān)要求作為附件與通知一并發(fā)送給各立檔單位檔案管理員。

2、通知接收

立檔單位管理員登錄集中式數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)后可在首頁看到消息，點擊消息進入操作頁面。立檔單位檔案管理員對，檔案局下發(fā)的年檢通知進行查閱。

3、申請材料上報

填寫上報表單，支持附件上傳。立檔單位檔案管理員對，根據(jù)檔案局下發(fā)的年檢通知要求，進行申請材料的填報，包括：人員情況、業(yè)務培訓情況、檔案整理情況、信息化建設情況。

4、在線監(jiān)督指導

檔案局可在線查看立檔單位提交的申請材料，并可在線指導檔案目錄和全文。檔案館監(jiān)督指導員可在線查看立檔單位提交的申請材料，并在線對立檔單位的檔案整理情況進行業(yè)務指導。

（1）可對立檔單位申報的年檢材料，進行查閱與審核；

（2）可對立檔單位的檔案整理情況進行在線業(yè)務指導；

（3）可給立檔單位在線發(fā)送書面反饋信息

5、指導意見

提供指導意見匯總功能。立檔單位檔案管理員可查看檔案局監(jiān)督指導員的指導信息，并可進行在線反饋。

（1）可查看檔案局監(jiān)督指導員填寫的業(yè)務指導信息；

（2）可根據(jù)檔案局的指導意見，在線填寫對應的反饋信息；

（3）可對標記為有問題的檔案，進行修改；

（4）可在線查看檔案局監(jiān)督指導員發(fā)送的書面反饋意見。

1.2.1.6 檔案移交

1.2.1.7 檔案統(tǒng)計

1.2.1.8 流程管理

集中式檔案室管理系統(tǒng)對流程進行管理，審批人全部審批通過后，由申請人在任務單管理中進行生效操作；主要包含：登記箱，待辦箱，已辦箱，辦結(jié)箱。

審批人全部審批通過后，由申請人在任務單管理中進行生效操作。主要包含：待辦箱，已辦箱，辦結(jié)箱。

以上就是檔案管理系統(tǒng)廠家專久智能關(guān)于集中式數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)及政務網(wǎng)檔案服務平臺的簡要介紹，如需要了解更多數(shù)字檔案館建設方案的相關(guān)內(nèi)容，請聯(lián)系客服詳詢。