專久智能是國內(nèi)領(lǐng)先的企業(yè)內(nèi)容管理軟件及檔案室檔案信息化解決方案供應(yīng)商。主要從事文檔管理，檔案管理系統(tǒng)、智慧檔案館、數(shù)字檔案館，智慧圖書館、圖書館信息化，檔案數(shù)字化及客戶信息化整體解決方案的制定。

一、檔案館室的當(dāng)下困境：

1、面臨的挑戰(zhàn)-檔案收集：檔案資料收集難！

檔案分散：很多企事業(yè)單位沒有專門的檔案管理部門或管理人員，檔案分散在不同系統(tǒng)或辦公區(qū)，甚至將檔案隨意堆放

收集工作麻煩：檔案管理人員手動逐一收集分散在各處的檔案資料

資料提交難：很多未歸檔的文件還需要反復(fù)使用，難以提交給檔案管理人員，影響檔案歸檔工作的進(jìn)度

收集情況不明：檔案收錄不及時，不完整，檔案管理人員無法實時了解檔案的收集情況

2、面臨的挑戰(zhàn)-檔案整理：手動整理檔案工作量大，一旦出現(xiàn)失誤，需耗費大量的人力物力重新返工！

Excel管理不方便：通過excel管理檔案目錄，檔案信息難統(tǒng)計、檢索及篩選，操作極不方便

不斷重復(fù)錄入操作：不斷重復(fù)進(jìn)行檔案錄入的操作，耗時長，易出錯

電子檔案信息管理混亂：與電腦中的各類文檔摻雜在一起，管理不便

手動工作量大：手動編輯背脊、封面、備考表、案卷目錄、卷內(nèi)目錄等

3、面臨的挑戰(zhàn)-檔案利用：檔案利用效率低，檔案及檔案管理人員的工作價值難以體現(xiàn)！

借閱手續(xù)繁瑣，使得借閱人員的檔案借閱意愿不強烈，導(dǎo)致檔案利用率低，管理者不愿投入資源到檔案管理工作中

借閱期間，時刻擔(dān)心檔案損壞或丟失，到期未還時還要不斷催還

檔案查找困難；有人借閱檔案時，檔案管理人員需花費大量的時間進(jìn)行查找，工作效率低下

檔案借出狀態(tài)無法準(zhǔn)確及時掌握；實體檔案外借后存在安全風(fēng)險；檔案資料往往只有一份，無法實現(xiàn)多人同時借閱

檔案統(tǒng)計不及時、檔案資料或統(tǒng)計記錄缺失、統(tǒng)計不精準(zhǔn)等，導(dǎo)致檔案情況無法知曉，影響領(lǐng)導(dǎo)決策

4、面臨的挑戰(zhàn)-檔案鑒定：鑒定/銷毀流程繁瑣！

手動篩選檔案：檔案員需在大量的檔案中，手動篩選到期需銷毀的檔案

鑒定組必須全員到場：需要專業(yè)鑒定的檔案，先找到并整理出紙質(zhì)檔案，然后請來專家組進(jìn)行鑒定工作

鑒定步驟復(fù)雜：檔案鑒定步驟復(fù)雜，且鑒定人員難湊

5、面臨的挑戰(zhàn)-安全風(fēng)險：檔案隨時有損壞或丟失的風(fēng)險！

人員變動帶來檔案風(fēng)險：因檔案資料存放在檔案員個人電腦中，檔案管理人員退休或者崗位變動，易導(dǎo)致丟失或損毀。

歷史檔案不完整：歷史檔案因年代久遠(yuǎn)或保管不善，導(dǎo)致?lián)p壞或丟失嚴(yán)重

歸還不及時：借出的檔案催還不及時，造成損壞或丟失

檔案存在災(zāi)害風(fēng)險：水火無情，各種災(zāi)害造成大量檔案損毀，無法恢復(fù)，給企業(yè)帶來的損失不可估量

檔案管理人員責(zé)任重大：合同檔案、財務(wù)檔案等重要檔案一旦缺失，將給企業(yè)帶來重大經(jīng)濟損失，相應(yīng)的檔案管理人員也將因此被追責(zé)，輕則失去工作，重則面臨牢獄之災(zāi)。

二、專久智能檔案管理信息化解決方案

1、系統(tǒng)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)：專久智能檔案管理系統(tǒng)依照國家檔案局制定的相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計：

DA/T 22-2015 歸檔文件整理規(guī)則：規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

DA/T 1-2000 檔案工作基本術(shù)語：確定了檔案工作的基本術(shù)語及其定義。

DA/T 18-1999 檔案著錄規(guī)則：規(guī)定了單份或一組文件、一個或一組案卷項目、著錄格式、標(biāo)識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細(xì)則。

DA/T 42-2009 企業(yè)檔案工作規(guī)范：確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。

DA/T 13-94 檔號編制規(guī)則：規(guī)定了檔號的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。

其他標(biāo)準(zhǔn)：GB/T 11822-2008  科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求；GB/T 50328-2014  建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范等。

2、檔案室檔案信息化建設(shè)方案-檔案全生命周期

檔案收集：檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動

檔案整理：按照一定原則對檔案實體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程

歸檔入庫：辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室(館)保存的過程

檔案利用：利用者以閱覽、復(fù)制、摘錄等方式使用檔案的活動

檔案銷毀：經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程

檔案鑒定：判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程

檔案統(tǒng)計：對反映和說明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動

檔案編研：檔案部門根據(jù)館（室）藏檔案和社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著

3、檔案管理信息化解決方案業(yè)務(wù)架構(gòu)圖

檔案管理功能體系從檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用到編研，實現(xiàn)集中、安全的管控

（以下檔案室檔案信息化建設(shè)方案內(nèi)容略）

以上就是專久智能關(guān)于專久檔案管理系統(tǒng)軟件的簡要概述，如需要了解檔案管理信息化解決方案的更多內(nèi)容，請聯(lián)系客服詳詢。