為了便于檔案的保管和利用，搞好檔案建設(shè)，一定要規(guī)范化檔案數(shù)字化工作，檔案數(shù)字化時間多久需要考慮紙質(zhì)檔案數(shù)量、數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度以及投入做數(shù)字化的人數(shù)三個因素。

1、紙質(zhì)檔案數(shù)量

根據(jù)歸檔范圍明確哪些需要做檔案數(shù)字化，哪些不需要，梳理需要進(jìn)行檔案數(shù)字化的范圍、類型和數(shù)量，按照柜子、箱子或密集架的紙質(zhì)檔案存儲方式進(jìn)行估算，有條件也可邀請專業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)如專久智能來幫助單位檔案數(shù)量的估算。

2、檔案數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度

要根據(jù)紙質(zhì)檔案紙張情況、紙張規(guī)格等來進(jìn)行選擇檔案數(shù)字化設(shè)備。從紙張情況來說，比如紙張平整度較好，可選用高速掃描儀；年代久遠(yuǎn)已經(jīng)泛黃或較薄的紙張，尤其是稿紙，盡量選用平板掃描儀、高拍儀等設(shè)備。從紙張規(guī)格來說，A4幅面的選用A4掃描儀，較大幅面選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊的如工程藍(lán)圖，選用專業(yè)掃描儀圖紙掃描儀等。

3、投入做數(shù)字化的人數(shù)

如單位有充足的人員和精力，除專業(yè)程度較高的數(shù)字化格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接，單子數(shù)據(jù)系統(tǒng)上傳等流程，可以考慮組織自己單位人員進(jìn)行數(shù)字化加工的簡單流程，如掃描、圖片處理等。當(dāng)然，人手不足可以有計劃地進(jìn)行選擇專業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案數(shù)字化外包進(jìn)行集中統(tǒng)一作業(yè)。

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