紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范之檔號編制規(guī)則及范例適用于檔案館(室)編制檔號，本文件規(guī)定了檔號的結(jié)構(gòu)、編制原則和編制方法。

1、檔號結(jié)構(gòu)

1.1、2016年以前形成的歸檔文件，按年度-保管期限分類的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-年度-保管期限-件號，如：001-2010-永久-0001。按年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）分類的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號，如：001-2010-永久-BGS-0001。

1.2、2016年以后形成的歸檔文件，按年度-保管期限分類的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號，如：001- WS·2016-Y-0001。按年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）分類的檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號，如：001- WS·2016-Y-BGS-0001。

2、形成檔號的字段應(yīng)按照以下要求著錄：

2.1、全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

2.2、檔案門類代碼：此字段可不單獨進(jìn)行著錄，檔號項會自動生成。歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識。2016年以前形成的文件可省略檔案門類代碼。

2.3、機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”或“001”,歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。

2.4、年度：為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2016”。

2.5、件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。

2.6、保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。2016年以前形成的檔案，著錄時可按照實體檔案保管期限標(biāo)識。

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