題名即文件標題，是檔案文件的索引，是檔案卷內(nèi)文件目錄的重要組成部分。對檔案進行數(shù)字化處理，科學、規(guī)范、實用的題名，有利于全面、確切地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分，達到迅速準確查閱檔案文件。那具體來說，題名錄入應注意問題有哪些方面的問題和建議呢？

1、題名應錄入齊全，字與字之間不能有空格，不能有錯別字。

2、文件題名含糊不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容時，應根據(jù)其內(nèi)容另擬題名。如：原題名為“關于進一步貫徹執(zhí)行中共中央[****]**號文件的通知”，從題名上看不出檔案的具體內(nèi)容，應根據(jù)其內(nèi)容，再另外擬寫題名，即：“關于進一步貫徹執(zhí)行中共中央[****]**號文件[關于*************的通知]的通知”。

3、題名中的有“本委”、“本局”、“本部”等字樣，根據(jù)文頭或印章或文件內(nèi)容等查明全稱或通用簡稱后錄入；如：“本局2003年工作總結(jié)”，錄入時應查明確切名稱“****局2003年工作總結(jié)”。

4、題名中有關任免職、介紹信等涉及人名的文件，需要把題名中無法反映出的人名補充完整。如： “關于***等3同志任職的通知”，錄入時需要把其他人名一并錄入“關于***[***、***]等3同志任職的通知”。

5、題名中有關人員花名冊、補發(fā)工資通知單等，需要把單位名稱補充完整，外加方括號“[ ]”。如：“人員花名冊”，錄入應考證單位 “[****局 ]人員花名冊  ”。

6、涉密文件的題名統(tǒng)一寫為“無”。

7、以文件責任者和文種為題名的文件以及只有文種的文件，要根據(jù)內(nèi)容，擬寫一個簡明確切的題名。如：“XX市人民政府第***號令”，應自擬題名“XX市人民政府[關于發(fā)布*****]第***號令”；“通知”應自擬題名“[共青團中央關于紀念一·二九的]通知”；“****檔案局通報”應自擬題名“****檔案局[關于市直機關檔案管理情況的]通報。

8、沒有標題或標題不規(guī)范的文件，要按照“責任者+事由+文種”結(jié)構(gòu)部分或全部自擬題名。自擬內(nèi)容外加方括號“[ ]”。如：“關于加強汛期檔案安全保管的緊急通知”應擬寫為“[****局]關于加強汛期檔案安全保管的緊急通知”。

9、“會議記錄”需錄入會議議題，外加方括號“[ ]”。如：會議記錄[研究檔案庫房安全設施改造方案]。

10、同時存在正題名和并列題名的，應一并著錄。

11、當正題名不能正確揭示檔案內(nèi)容時，需要把能夠反映檔案主題內(nèi)容的副題名作為題名的一個部分錄入正題名之后，副題名前用“－”表示。如：文件正題名為“抓住機遇、打牢基礎、共建美好家園”，錄入時，需要連同副題名一并錄入，即：“抓住機遇、打牢基礎、共建美好家園—***同志在全市社區(qū)建設工作會議上的講話”。

12、來文和復文為一件時，對復文的文件題名后面應著錄體現(xiàn)來文的內(nèi)容，還應增加“及請示”、“及函”等字樣。外加方括號“[ ]”。如:“****局關于檔案室建設規(guī)模的批復[及請示 ]”。

13、定稿、歷次修改稿單獨作為一件時，應標注稿本性質(zhì)。如：“****局十三五檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃[定稿 ]”。

14、附件是正文的重要補充與說明的，應在正件標題后著錄附件標題，外加方括號“[ ]”，多個附件之間用“；”隔開。如：“關于發(fā)布《數(shù)字檔案室建設指南》的通知” [附件1：數(shù)字檔案室建設指南；附件2：重點問題解答 ]。

15、附件單獨作為一件的，應在附件題名前著錄正文題名，外加方括號“[ ]”，并標注“附件”字樣。如：“[關于發(fā)布《數(shù)字檔案室建設指南》的通知]附件：數(shù)字檔案室建設指南”。

以上就是專久智能分享的對檔案進行數(shù)字化處理時，題名錄入應注意問題有哪些方面的問題和建議，如果需要了解更多的檔案數(shù)字化加工的內(nèi)容或者數(shù)字檔案室建設方案，請聯(lián)系客服詳詢。