1、責(zé)任者須著錄全稱或通用規(guī)范簡(jiǎn)稱，不能濫用省略，同一時(shí)期同一責(zé)任者的名稱應(yīng)該前后統(tǒng)一。

2、責(zé)任者應(yīng)依照文尾的落款、或印章、或文件的文頭錄入齊全，聯(lián)合發(fā)文的各責(zé)任者之間用“;”隔開(kāi)，責(zé)任者不能有錯(cuò)字和空格。

3、責(zé)任者中不能出現(xiàn)“本委”、“本府”、“本局”、“本公司”等字樣，應(yīng)根據(jù)文件錄入其相應(yīng)的全稱或通用簡(jiǎn)稱。

4、未署責(zé)任者的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征考證出責(zé)任者，并加“[ ]”號(hào)。

5、個(gè)人責(zé)任者應(yīng)錄入個(gè)人責(zé)任者的姓名，必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù)、職稱或其他職責(zé)，并加“（）”號(hào)。例：陳毅（外交部長(zhǎng)）。所署責(zé)任者有多種職務(wù)時(shí)，只著錄與形成文件相應(yīng)的職務(wù)，不能只用“王局長(zhǎng)”等含義不明測(cè)責(zé)任者。

6、少數(shù)民族個(gè)人責(zé)任者，應(yīng)依照該民族的署名習(xí)慣著錄。外國(guó)責(zé)任者，姓名前應(yīng)著錄各歷史時(shí)期易于識(shí)別的國(guó)名簡(jiǎn)稱，其后著錄統(tǒng)一的中文姓氏譯名。必要時(shí)著錄姓氏和名的縮寫(xiě)。如：（美）愛(ài)因斯坦（Einstein,A）

7、文件所署責(zé)任者為別名、筆名時(shí)，均照原文著錄，但應(yīng)將其真實(shí)名稱附后，并加“（）”號(hào)。例：矛盾（沈雁冰）。

8、聯(lián)合發(fā)文時(shí)，必需錄入與各責(zé)任者分別對(duì)應(yīng)的全稱或通用規(guī)范簡(jiǎn)稱，不能省略。如“XX市工商局、XX市物價(jià)局”不能錄入為“XX市工商局、物價(jià)局”。

9、聯(lián)合發(fā)文時(shí)，一般錄入所有責(zé)任者，責(zé)任者過(guò)多可適當(dāng)省略，如果立檔單位本身是責(zé)任者的，必需著錄，文號(hào)對(duì)應(yīng)的責(zé)任者必須著錄。

10、多份簡(jiǎn)報(bào)組成一件時(shí)，應(yīng)著錄本機(jī)關(guān)全稱和通用簡(jiǎn)稱。

11、多人介紹信（存根）組成一件時(shí)，應(yīng)著錄本機(jī)關(guān)全稱和通用簡(jiǎn)稱。

以上就是專久智能關(guān)于檔案數(shù)字化加工檔案責(zé)任者錄入應(yīng)注意問(wèn)題的簡(jiǎn)單介紹，如果需要了解更多關(guān)于檔案數(shù)字化的知識(shí)，或需要數(shù)字檔案室建設(shè)方案的，可以聯(lián)系網(wǎng)站客服詳詢。