對(duì)歸檔文件進(jìn)行檔案整理時(shí)，需嚴(yán)格遵循文件的形成規(guī)律，維系文件之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)。具體而言，在分類方案的最底層類目?jī)?nèi)，要按照時(shí)間并結(jié)合事由進(jìn)行排列。同一事由所涉文件，則依照文件形成的先后次序依次排列。這里的 “時(shí)間”，在檔案語(yǔ)境中體現(xiàn)為“年度”與“文件形成時(shí)間”；“事由”可以是某一具體事件、問(wèn)題、文種、機(jī)關(guān)代字或者責(zé)任主體等。

1.機(jī)關(guān)代字排序

一般先依據(jù)機(jī)關(guān)代字的重要程度，擬定先后順序，重要性高的機(jī)關(guān)代字排在前列，相對(duì)次要的靠后。若難以判定機(jī)關(guān)代字的重要程度，可自行設(shè)定一個(gè)固定順序，如 “X、X 發(fā)、X 辦發(fā)……X 函” 等。

2.二級(jí)排序

完成機(jī)關(guān)代字排序后，進(jìn)一步依據(jù)發(fā)文順序號(hào)或文件形成時(shí)間展開(kāi)排列。按發(fā)文順序號(hào)排列時(shí)，序號(hào)小的在前，大的在后；按文件形成時(shí)間排列時(shí)，則是時(shí)間較早的文件在前，較晚的在后。

3.特殊情況處理

針對(duì)來(lái)文與復(fù)文這類特殊情形，為保障文件材料之間的緊密邏輯聯(lián)系，可適當(dāng)突破上述常規(guī)排列規(guī)則，將來(lái)文與復(fù)文就近排列在一起。

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