機關(guān)代字是用于明確發(fā)文機關(guān)及其主辦部門的特定代碼，在公文中發(fā)揮著精準界定發(fā)文主體與內(nèi)容的關(guān)鍵作用。它一般由發(fā)文機關(guān)代字和主辦部門代字組合而成，呈現(xiàn)出雙層結(jié)構(gòu)。

1.發(fā)文機關(guān)代字：代表發(fā)文的機關(guān)整體。

2.主辦部門代字：標識發(fā)文機關(guān)內(nèi)部具體負責(zé)文件起草與推動的職能部門。

以財政部為例，其機關(guān)代字包含“財辦”“財預(yù)”“財稅” 等，其中 “財” 指代財政部，“辦”“預(yù)”“稅” 分別對應(yīng)財政部的不同職能部門。再如國家檔案局，其發(fā)文機關(guān)代字有 “檔發(fā)”“檔函”，“檔” 代表國家檔案局，而 “發(fā)” 與 “函” 則分別代表 “國家檔案局文件” 和 “國家檔案局函” 這兩種不同的發(fā)文形式，展現(xiàn)出更為豐富的層次。

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