在整理文書檔案過程中，時常遇到表彰、獎勵或處分類型的文件材料，個人的表彰獎勵和處分文件材料是否歸檔？是作為永久保管還是30年保管？如何界定它們的保管期限？

首先，個人是機關(guān)單位的重要組成部分，只要在本機關(guān)單位任職，則個人的獎勵和處分文件材料都是必歸檔項。頒發(fā)的證書原件可以歸為個人所有，印發(fā)的文件應(yīng)當歸為單位的檔案，有條件的可以制作復印件、仿真件互為保存。

其次，《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號），對表彰和獎勵的文件材料區(qū)分縣級（含）以上和縣級以下單位，縣級（含）以上的為永久，縣級以下的為30年；對處分材料則只分警告處分和警告以上處分，警告以上的為永久，警告的為30年。

一般，“警告”是處分當中的最低級別的處分，除“警告”外的都屬于永久保管。

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