大學數(shù)字檔案室建設能夠全面、科學、高效管理和利用各類檔案，滿足學校紙質檔案和電子檔案的收、管、用，對于高校人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承與創(chuàng)新提供信息支撐。院校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設方案的實施，有利于節(jié)省檔案存儲空間、檔案的快速檢索和利用、實現(xiàn)高校間檔案資料的網(wǎng)絡共享，從而形成有序的高校檔案信息庫。

大學數(shù)字檔案室建設方案目錄：

一、建設背景

二、重要意義

三、建設內(nèi)容

(一)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)（信創(chuàng)版）

1、產(chǎn)品優(yōu)勢

2、主要功能

(二)數(shù)據(jù)庫

1、概述

2、產(chǎn)品特點

(三)中間件

(四)OCR識別軟件

(五)檔案數(shù)字化

四、報價表

一、建設背景

學校檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映，是學校發(fā)展的歷史記錄和見證，有著很強的服務效能，在全校工作中有著至關重要的作用。學校檔案不僅保存著學校歷程的記憶和學校辦學成就的輝煌，而且承擔著為學校前進發(fā)展、規(guī)范管理、教育教學的推進提供保障和支撐的艱巨任務。

在科技飛速發(fā)展的今天，高校檔案工作的存在已不僅是為了教學工作中重要的參考依據(jù)，同時也是學生在進入社會后工作、生活、學習的首要資料。

大數(shù)據(jù)時代的到來對各行各業(yè)都產(chǎn)生了一定的影響，具體到檔案管理領域，就是在信息量暴增的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的實際需求，對檔案管理工作改革創(chuàng)新勢在必行。所以新時期學校在組織開展檔案管理工作的過程中 也應該積極順應時代發(fā)展趨勢，探索檔案信息化發(fā)展措施，為學校檔案管理質量和管理效率的整體性提升提供良好的支持。

在當前檔案管理信息技術得到不斷發(fā)展、檔案數(shù)量進一步增多的情況下，學校檔案的管理也發(fā)生了一定程度上的變化。信息化管理形式的出現(xiàn)給檔案管理工作的優(yōu)化造成了一定的沖擊，導致檔案管理工作中出現(xiàn)了各類缺陷，對檔案管理工作的優(yōu)化開展產(chǎn)生了嚴重的影響。

現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展推動了教育體制改革不斷向前發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術成為學校運行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，這也是新形勢下學校檔案管理工作的必然趨勢。學校的檔案整理工作要迎合社會的發(fā)展趨勢，與網(wǎng)絡信息技術融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網(wǎng)絡管理的應用使新背景下的學校檔案整理工作發(fā)生了質的變化，當前學校檔案管理的主要任務是充分應用信息技術推進檔案信息化建設，開發(fā)利用檔案信息資源，建設具有特色的綜合數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，不斷創(chuàng)新檔案管理與服務機制，滿足教學、科研和管理等方面的需要。

高校建設數(shù)字檔案館的優(yōu)勢：

1、建設數(shù)字檔案館能夠促進高校檔案管理方式的變化，有利于節(jié)省檔案存儲空間；

2、建設數(shù)字檔案館能夠促進高校檔案利用方式的變化，有利于檔案的快速檢索和利用；

3、建設數(shù)字檔案館是網(wǎng)絡共享的前提和基礎，有利于實現(xiàn)高校間檔案資料的網(wǎng)絡共享；

4、建設數(shù)字檔案館能夠形成有序的檔案信息庫。

按照2008年教育部國家檔案局第27號令《高等學校檔案管理辦法》要求，實施中華人民共和國教育行業(yè)標準JY/T 1006一2012《教育管理信息高等學校管理信息》，建設能夠滿足學校紙質檔案和電子檔案管理的檔案管理系統(tǒng)，以全面、科學、高效管理和利用各類檔案，尤其是電子檔案的收、管、用，發(fā)揮檔案信息資源對學校人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承與創(chuàng)新這四大功能的信息支撐作用。基本構建起學校檔案資源信息化、信息管理標準化、服務利用網(wǎng)絡化、檔案管理現(xiàn)代化的應用體系。學校信息化檔案管理的實施能夠為學校檔案資源的有效共享和利用提供相應的支持，檔案資源的保護能力也會進一步加強，對學校檔案管理工作的全面優(yōu)化產(chǎn)生了一定的積極影響。

二、院校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設方案重要意義

學校檔案信息化管理有助于提升管理效率。在信息化檔案管理工作中，管理人員利用數(shù)字技術實施管理工作，在一定程度上突破了傳統(tǒng)檔案處理的時空限制，在遠程操作系統(tǒng)的輔助下，檔案管理工作的即時性和有效性得到了顯著的提升。并且信息操作系統(tǒng)的應用能夠將檔案資源的利用情況明確地反映出來，便于檔案管理人員對已經(jīng)借閱檔案的追蹤管理，提升管理效果，避免檔案資源的遺失。

學校檔案資源的信息化管理能夠進一步拓展資源建設渠道。學校檔案信息化管理工作的開展能夠進一步拓展學校獲取檔案資源的途徑。一方面學校針對本校檔案資源實施信息化管理，應用先進的計算機技術建立完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，能夠為檔案的全面搜集整合和集中化管理提供良好的支持，切實增強檔案管理效果。同時在實施信息化管理工作后，學校在檔案管理工作中堅持開放性原則，能夠為教研人員和學生借閱檔案資料提供一定的支持，進而也促進教研人員和學 生自覺將相關檔案進行歸檔處埋，檔案資源獲取渠道得到進一步的拓展。另一方面，針對學校檔案管理工作中常常遇到的、部分教研人員不配合檔案資料的整合和歸檔工作作情況，借助信息化管理方式的應用，檔案管理人員能夠對其進行全面審查并督促其上交，保障檔案資料的全面性和完整性。

信息化檔案管理系統(tǒng)可以促進檔案資源共享。檔案資源的信息化管理是建立在信息技術得到飛速發(fā)展并且在檔案管理工作中得到普及性應用基礎上的，其摒棄了傳統(tǒng)的管理方式和檢索系統(tǒng)，更為便捷和安全，管理通用性也得到了極大的提升，為資源保護共享提供了相應的支持。具體來說，檔案管理系統(tǒng)中的技術安全防范系統(tǒng)能夠增強檔案資源的安全性，為檔案管理工作的進一步優(yōu)化提供更好的支持。其次，檔案信息化管理能夠借助對網(wǎng)絡平臺的影響實現(xiàn)整個網(wǎng)絡內(nèi)部的檔案共享，為檔案資源的有效應用提供了相應的保障，促使學校檔案資源管理利用率得到進一步提升。最后，人們在共享和使用檔案資源的過程中能夠不斷發(fā)現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)中存在的不足之處，檔案管理部門也能夠及時對數(shù)據(jù)厙管理系統(tǒng)進行完善，增強管理科學性和可靠性。

三、大學數(shù)字檔案室建設方案建設內(nèi)容

(一)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)（信創(chuàng)版）

1、產(chǎn)品優(yōu)勢

專久智能檔案管理系統(tǒng)，有利于機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織單位積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設、加速快速交付并與辦公自動化系統(tǒng)、其他業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接。

·經(jīng)濟性：降低檔案管理系統(tǒng)總體建設成本

·標準化：符合國家檔案建設規(guī)范、標準要求

·內(nèi)嵌圖像掃描、文字識別

·內(nèi)嵌OFD轉換服務和OFD閱讀器

·系統(tǒng)權限靈活設置、三員分立

·圖形化自定義審批流程

·智能全文檢索

·OA在線歸檔

·自定義多全宗

·四性檢測

2、主要功能

（1）文件收集

1）在線接收

在線接收是檔案管理系統(tǒng)與OA等第三方系統(tǒng)對接后通過在線方式接收需要歸檔的電子文件，對符合歸檔要求的電子文件接收確認操作，不符合歸檔要求的電子文件進行退回操作，可以查看或修改每條歸檔的電子文件數(shù)據(jù)信息。

2）離線接收

離線接收是通過檔案管理系統(tǒng)著錄或者批量導入的電子文件，對符合歸檔要求的電子文件接收確認操作，不符合歸檔要求的電子文件進行修改、刪除操作，可以查看每條歸檔的電子文件數(shù)據(jù)信息。

3）文件整理

<1> 待組卷文件

待組卷文件的是在線和離線接收的按卷歸檔的電子文件列表，對于符合要求的電子文件進行組卷操作，對于不符合要求的電子文件進行取消歸檔和刪除的操作，可以查看或修改每條電子文件數(shù)據(jù)信息。

<2> 待歸檔

待歸檔文件是在線和離線接收的電子文件，以及待組卷文件中組卷完成的數(shù)據(jù)，對于不符合要求的數(shù)據(jù)，進行取消歸檔或刪除的操作，可以進行修改操作；對于符合要求的數(shù)據(jù)可以發(fā)起審批操作，對于按卷歸檔的數(shù)據(jù)可以進行拆卷、合并卷的操作，可以查看或修改每條電子文件數(shù)據(jù)信息。

<3> 歸檔中

歸檔中是待歸檔文件中發(fā)起審批的電子文件列表，可以查看每條電子文件數(shù)據(jù)信息。

4）歸檔審批

歸檔審批是當前登錄賬號需要審批的移交審批電子文件列表，若同意審批則進行同意操作，若不同意則進行退回操作。在審批過程中，可以進行排案卷號和件號，對于按卷號和件號不符合要求的，進行清空案卷號和件號重排操作。

（以下大學數(shù)字檔案室建設方案內(nèi)容略）

以上就是檔案系統(tǒng)廠家專久智能關于院校數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設方案的簡要概述，如需要了解完整的大學數(shù)字檔案室建設方案內(nèi)容，請聯(lián)系客服詳詢。