通過數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為公司全局各類人員提供了一個企業(yè)級資料信息、檔案信息、知識信息共享的平臺。通過分享、推薦等手段，對企業(yè)各類信息進行有效挖掘和利用。通過系統(tǒng)集成方式，形成一體化檔案管理平臺，將檔案系統(tǒng)整體嵌入企業(yè)信息化大平臺，實現(xiàn)用戶統(tǒng)一、一站式登錄，企業(yè)數(shù)字化檔案室建設(shè)為公司全局各類用戶提供系統(tǒng)資源的合理利用。

XX工程技術(shù)有限公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)項目技術(shù)方案目錄：

1. 項目概述

1.1. XX工程技術(shù)有限公司概況

1.2. 檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

2. 系統(tǒng)總體設(shè)計方案

2.1. 項目目標(biāo)

2.2. 設(shè)計依據(jù)與參考標(biāo)準(zhǔn)

2.2.1. 檔案管理主要法規(guī)

2.2.2. 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

2.3. 系統(tǒng)總體架構(gòu)

2.4. 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

2.5. 系統(tǒng)物理架構(gòu)

3. 系統(tǒng)功能設(shè)計方案

3.1. 系統(tǒng)總體功能模塊圖

3.2. 系系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理功能

3.2.1. 系統(tǒng)主界面

3.2.2. 檔案收集

3.2.2.1. 檔案在線收集

3.2.2.2. 檔案離線收集子系統(tǒng)

3.2.2.3. 電子文件采集

3.2.2.4. 檔案整理

3.2.2.5. 電子文件管理

3.2.2.6. 移交審核

3.2.2.6.1. 移交申請

3.2.2.6.2. 移交審批

3.2.2.6.3. 四性檢測

3.2.2.6.4. 接收登記

3.2.3. 檔案管理

3.2.3.1. 數(shù)據(jù)管理

3.2.3.2. 庫房管理

3.2.3.3. 回收站

3.2.4. 檔案保存

3.2.4.1. 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)

3.2.4.2. EEP封包

3.2.4.3. 光盤制作

3.2.4.4. 電子文件存儲異常管理

3.2.5. 檔案鑒定與處置

3.2.5.1. 檔案鑒定

3.2.5.2. 檔案處置

3.2.6. 檔案利用

3.2.6.1. 借閱管理

3.2.6.1.1. 借閱申請

3.2.6.1.2. 借閱審批

3.2.6.2. 檔案檢索

3.2.6.3. 檔案編研

3.2.6.3.1. 專題編研

3.2.6.3.2. 編研發(fā)布

3.2.6.4. 知識圖譜

3.2.6.5. 推送服務(wù)

3.2.6.6. 檔案統(tǒng)計

3.2.6.6.1. 檔案年報統(tǒng)計

3.2.6.6.2. 檔案庫大數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計

3.2.6.6.3. 檔案統(tǒng)計輸出

3.2.6.6.4. 自定義統(tǒng)計分析

3.2.7. 系統(tǒng)設(shè)置

3.2.7.1. 業(yè)務(wù)管理

3.2.7.2. 系統(tǒng)配置

3.2.7.2.1. 權(quán)限管理

3.2.7.2.2. 流程控制

3.2.7.2.3. 全文檢索管理

3.2.7.2.4. 水印設(shè)置

3.2.7.2.5. 日志管理

3.2.7.2.6. 安全管理

3.2.8. 我的空間

4. 系統(tǒng)集成方案

5. 歷史數(shù)據(jù)遷移方案

5.1. 遷移方案描述

5.1.1. 遷移準(zhǔn)備

5.1.2. 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

5.1.3. 檢查確認和數(shù)據(jù)上載

6. 項目實施方案

6.1. 項目組織機構(gòu)

6.2. 項目實施內(nèi)容

6.3. 項目實施步驟

6.3.1. 需求分析

6.3.2. 系統(tǒng)安裝調(diào)試

6.3.3. 系統(tǒng)業(yè)務(wù)定制

6.3.4. 歷史數(shù)據(jù)遷移

6.3.5. 系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)

6.3.6. 初步驗收

6.3.7. 接口功能開發(fā)

6.3.8. 試運行

6.3.9. 最終驗收

6.4. 項目實施進度計劃表

7. 項目培訓(xùn)方案

7.1. 培訓(xùn)內(nèi)容

7.1.1. 系統(tǒng)管理技術(shù)培訓(xùn)

7.1.2. 系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)

7.2. 培訓(xùn)方案

7.2.1. 個別培訓(xùn)

7.2.2. 集中培訓(xùn)

7.2.3. 二次集中培訓(xùn)

8. 售后服務(wù)方案

8.1. 售后服務(wù)內(nèi)容

8.2. 售后服務(wù)方式

8.2.1. 現(xiàn)場服務(wù)支持

8.2.2. 電話回訪服務(wù)

8.2.3. 后期再培訓(xùn)

1. 項目概述

1.1. XX工程技術(shù)有限公司概況

XX工程技術(shù)有限公司（以下簡稱XX）始建于1956年，前身是冶金系統(tǒng)較早成立的冶金工業(yè)部XX勘察公司，歷經(jīng)冶金工業(yè)部XX勘察研究院、中國XX建設(shè)集團XX勘察研究總院，于2004年進行分立式改制，成為中國XX科工股份有限公司全資控股的子公司。XX工程技術(shù)有限公司是集科研、咨詢、勘察、設(shè)計、施工及工程總承包于一體，法人治理結(jié)構(gòu)健全、技術(shù)領(lǐng)先、裝備先進、管理規(guī)范的高新技術(shù)企業(yè)。

XX擁有多家全資子公司，在華南、上海、天津、重慶、福建、青島、黑龍江、吉林、大連、馬來西亞設(shè)有區(qū)域公司或分公司，公司已經(jīng)形成立足東北、輻射全國、走出國門的區(qū)域經(jīng)營布局。

1.2. 檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

1） XX目前檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)單一，只有檔案室人員使用，大量公司檔案數(shù)字資源得不到合理利用，特別是設(shè)計人員對設(shè)計成果電子檔案得不到有效復(fù)用。

2） 大量項目工程經(jīng)驗分散在專家和員工頭腦中，缺少知識管理建設(shè)，缺乏有效挖掘的方法和利用手段。

3） 現(xiàn)行檔案系統(tǒng)權(quán)限控制不嚴(yán)格，無法實現(xiàn)，針對專業(yè)、部門、組等多維度的電子文件權(quán)限控制，無法對電子文件權(quán)限進行針對性開放。

4） 外阜單位、項目參建單位無法連接內(nèi)網(wǎng)檔案系統(tǒng)，電子檔案收集及時性、完整性、規(guī)范性問題，目前在系統(tǒng)中得不到解決。

5） 目前檔案系統(tǒng)處于孤島狀態(tài)，檔案未與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，未能實現(xiàn)系統(tǒng)平臺化管理。

綜合上述弊端考慮，XX需要更換現(xiàn)有的電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源整合，對數(shù)字檔案資源和工程知識經(jīng)驗進行合理利用。同時與OA、項目管控平臺等業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成實現(xiàn)單點登錄、用戶同步、消息推送、電子文件的在線自動歸檔，形成統(tǒng)一平臺。

2. 系統(tǒng)總體設(shè)計方案

2.1. 項目目標(biāo)

XX數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的總體目標(biāo)是：

(1) 通過系統(tǒng)建設(shè)，為公司全局各類人員提供了一個企業(yè)級資料信息、檔案信息、知識信息共享的平臺。通過分享、推薦等手段，對企業(yè)各類信息進行有效挖掘和利用。

(2) 通過設(shè)置利用權(quán)限，面向公司全局各類用戶，實現(xiàn)通過局域網(wǎng)在公司范圍內(nèi)、在其權(quán)限控制范圍內(nèi)的檔案信息在線查詢和閱覽服務(wù)，實現(xiàn)電子檔案的高度復(fù)用。

(3) 通過離線收集子系統(tǒng)搭建，解決項目現(xiàn)場、參建單位等無法使用單位內(nèi)網(wǎng)檔案系統(tǒng)情況下，保證檔案收集的及時性、完整性、規(guī)范性問題。

(4) 通過系統(tǒng)集成方式，形成一體化管理平臺，將檔案系統(tǒng)整體嵌入企業(yè)信息化大平臺，實現(xiàn)用戶統(tǒng)一、一站式登錄，為公司全局各類用戶提供系統(tǒng)資源的合理利用。

(5) 通過消息待辦接口集成，將檔案系統(tǒng)待辦消息推送到OA平臺，實現(xiàn)檔案借閱、移交等業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一待辦。

(6) 通過實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)的無縫集成，保證各前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件實時歸檔接收，從而真正實現(xiàn)文檔一體化和全生命周期管理；實現(xiàn)檔案系統(tǒng)通過OA系統(tǒng)的在線歸檔等應(yīng)用集成。

(7) 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合公司實際情況，自上而下統(tǒng)一部署，系統(tǒng)建設(shè)涵蓋XX及下屬各子公司。對XX及下屬子公司電子檔案收、管、存、用等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系及實施要求進行系統(tǒng)建設(shè)。

2.2. 設(shè)計依據(jù)與參考標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)涉及檔案法規(guī)、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、信息安全標(biāo)準(zhǔn)、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及各種地方標(biāo)準(zhǔn)。本企業(yè)數(shù)字化檔案室建設(shè)方案也將在這些標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下進行開發(fā)，參照的現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)如下。

2.2.1. 檔案管理主要法規(guī)

《中華人民共和國檔案法》

《中華人民共和國檔案法實施辦法》

《全國檔案信息化建設(shè)化建設(shè)實施綱要》

《國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的實施意見》

2.2.2. 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

2.3. 系統(tǒng)總體架構(gòu)

2.4. 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

NDATA數(shù)字檔案管理系統(tǒng)V4.5采用B/S方式實現(xiàn)檔案的功能需求。采用前后端分離方式、其中系統(tǒng)前端用目前較為先進的VUE、HTML5等技術(shù)進行開發(fā)，后臺業(yè)務(wù)邏輯層通過"WEB/中間件/服務(wù)器"的J2EE技術(shù)架構(gòu)實現(xiàn)。擁有可用性高、兼容性強、響應(yīng)速度快、易用性好等特點。

2.5. 系統(tǒng)物理架構(gòu)

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的物理架構(gòu)基于集中式部署模式，即建立檔案數(shù)據(jù)中心，配備服務(wù)器和存儲設(shè)備及數(shù)據(jù)備份中心，提供數(shù)據(jù)的集中存儲、應(yīng)用服務(wù)及數(shù)據(jù)備份。系統(tǒng)采用Mysql數(shù)據(jù)庫進行后臺數(shù)據(jù)管理，采用Tomcat作為應(yīng)用服務(wù)。

檔案數(shù)據(jù)中心包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器和存儲設(shè)備，提供不同服務(wù)。

系統(tǒng)可以通過物理架構(gòu)的擴展，滿足如下需要：

1) 在需要保持系統(tǒng)實時在線時，可以配置雙機冗余熱備；

2) 在應(yīng)用規(guī)模較大的情況下，可以配置服務(wù)器集群進行負載均衡

3. 系統(tǒng)功能設(shè)計方案

3.1. 系統(tǒng)總體功能模塊圖

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)總體分為檔案收集、檔案管理、檔案保管、檔案利用、系統(tǒng)設(shè)置五大功能群。滿足企業(yè)對電子檔案和電子文檔資源的收集、整理、保存、鑒定、統(tǒng)計、利用全過程的管理需求。可安全有效地管理和利用各類檔案數(shù)據(jù)，保證企業(yè)電子檔案統(tǒng)一規(guī)范的管理，確保電子檔案的真實、完整、安全。

3.2. 系系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理功能

3.2.1. 系統(tǒng)主界面

3.2.2. 檔案收集

檔案收集是檔案管理的第一個環(huán)節(jié)，是各專（兼）職檔案人員使用的功能模塊，完成了整個系統(tǒng)的前期文件、資料的收集。

該模塊是預(yù)歸檔的電子檔案、紙質(zhì)檔案的集結(jié)地；同時實現(xiàn)和單位其它系統(tǒng)之間電子檔案自動歸檔的集合之地。

該模塊支持檔案按“卷”和按“件”管理；支持Doc、XML、Excel、TXT、PDF、TIFF、DWG等近百種常用格式文件的接收與管理。

3.2.2.1. 檔案在線收集

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)提供各種檔案目錄，包括全宗目錄、類別目錄、項目目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄等的著錄操作。在進行檔案著錄時，系統(tǒng)提供多樣化的錄入方式和自動處理過程，為用戶帶來方便、友好的操作體驗。主要功能如下：

（1）檔案著錄：系統(tǒng)支持條目信息的快速著錄，提供卡片式著錄，表格式著錄等多種著錄方式，滿足單位不同層面檔案管理人員進行操作。

（2）自動檢測：支持著錄數(shù)據(jù)自動檢測，規(guī)范著錄內(nèi)容，主要對格式、必填項、重復(fù)性等基本內(nèi)容進行審核。

（3）全文掛接：系統(tǒng)支持電子全文掃描掛接功能，可直接調(diào)用檔案管理人員本地的掃描儀對紙質(zhì)檔案進行掃描，在掃描的同時可進行簡單處理，如旋轉(zhuǎn)、縮放、糾偏、合并等處理后上傳到服務(wù)器，并建立起條目信息和電子全文之間的關(guān)聯(lián)。

（4）掛接后處理：系統(tǒng)支持自動對掛接的電子文件進行后期處理：生成預(yù)覽文件（進行格式轉(zhuǎn)換并根據(jù)需要添加水?。⒊槿≌膬?nèi)容并建立索引。

3.2.2.2. 檔案離線收集子系統(tǒng)

對于無法在線使用系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)著錄的用戶，他們可以利用系統(tǒng)提供的檔案離線收集子系統(tǒng)，使用此系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)的著錄，然后將著錄完畢的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到系統(tǒng)中。用戶還可以將檔案數(shù)據(jù)和電子文件收集到文件夾或壓縮包中，并將其直接導(dǎo)入系統(tǒng)。系統(tǒng)將自動生成檔案條目，并將電子文件與之進行關(guān)聯(lián)。離線收集具體方式如下：

（1）表格導(dǎo)入：支持Excel格式數(shù)據(jù)導(dǎo)入，在表格導(dǎo)入的過程中，系統(tǒng)支持進行完整性、有效性的檢查，并支持批量修改。

（2）文件夾上傳：系統(tǒng)支持同時批量上傳文件夾，并自動抓取文件夾名、文件名、文件等信息后批量自動生成著錄條目。

（3）壓縮包批量上傳：通過對壓縮包進行批量上傳，根據(jù)文件夾進行自動組卷，系統(tǒng)中支持1個文件夾為1卷，每一個文件為一件進行組卷。（2）批量掛接：對已經(jīng)完成掃描的電子文件，系統(tǒng)支持將本地文件批量上傳到系統(tǒng)中，且支持斷點續(xù)傳。

（4）批量掛接原文：對已經(jīng)完成掃描的電子文件，系統(tǒng)支持將本地文件批量上傳到系統(tǒng)中，且支持斷點續(xù)傳。

（5）離線接收審核：將離線收集子系統(tǒng)生成的移交文件，通過接收、審核、檢測到系統(tǒng)對應(yīng)的工程下。

3.2.2.3. 電子文件采集

電子文件的采集有在線自動和手動等方式：

（1）系統(tǒng)提供接口可和上游系統(tǒng)對接，可支持自動化和智能化的電子文件采集。系統(tǒng)可通過接口集成從第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動讀取相關(guān)文件的元數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)，自動根據(jù)檔案編目要求將元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為符合檔案管理要求的編目數(shù)據(jù)。

（2）用戶也可以手工錄入電子文件，系統(tǒng)支持將電子文件與檔案條目之間進行關(guān)聯(lián)。

3.2.2.4. 檔案整理

檔案整理用于輔助檔案管理人員對已采集的各類檔案進行著錄、分類、組卷、歸檔移交、打印輸出等，最終形成正式檔案。

（以下企業(yè)數(shù)字化檔案室建設(shè)方案內(nèi)容略）

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