在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，目錄錄入人員參照掃描后的電子圖像對(duì)館藏現(xiàn)有的計(jì)算目錄數(shù)據(jù)逐條進(jìn)行雙機(jī)同錄及校對(duì)。校對(duì)工作在用戶方檔案管理軟件中進(jìn)行，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤經(jīng)與用戶溝通確認(rèn)后進(jìn)行修改。保證后續(xù)掛接工作的準(zhǔn)確性，達(dá)到目錄與電子圖像的一一對(duì)應(yīng)。對(duì)檔案管理系統(tǒng)中沒(méi)有的目錄，及時(shí)通知用戶方負(fù)責(zé)人，經(jīng)確認(rèn)后進(jìn)行補(bǔ)錄，并做補(bǔ)錄內(nèi)容及數(shù)量登記。目錄著錄格式與原件目錄排列格式必須一致。著錄標(biāo)準(zhǔn)按檔案系統(tǒng)讀檔案數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄，同時(shí)建立案卷級(jí)目錄和卷內(nèi)文件級(jí)目錄。

我公司具有自主研發(fā)的檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)，在本項(xiàng)目中使用的數(shù)字化加工系統(tǒng)均為我公司產(chǎn)品，該產(chǎn)品為新一代數(shù)字化集成系統(tǒng)，既具有對(duì)檔案掃描圖片的處理功能又具備條目錄入功能，在使用時(shí)，首先進(jìn)入系統(tǒng)，在系統(tǒng)檔案著錄模塊中，下載影像處理文件，依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》(DA／T 18—1999)及《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》(GB／T20163-2006)，條目錄入人員就可以對(duì)照影像文件進(jìn)行與實(shí)體檔案向一致的條目錄入。

數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)要注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對(duì)紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)要及時(shí)進(jìn)行修改，直至數(shù)據(jù)驗(yàn)收合格。

逐卷核對(duì)檔案實(shí)體卷封與電子目錄的對(duì)應(yīng)信息(檔號(hào)、題名、時(shí)間等)，以實(shí)體檔案為基準(zhǔn)在確保電子目錄信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，按掛接要求審核目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)格式為數(shù)據(jù)庫(kù)通用格式。