檔案著錄是檔案數(shù)字化的一個重要環(huán)節(jié)，是在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。檔案著錄包括著和錄兩種。

一、編制案卷題名

原案卷標(biāo)題結(jié)構(gòu)不完整、擬寫不規(guī)范，或與卷內(nèi)文件內(nèi)容不符，均應(yīng)重新擬寫案卷標(biāo)題。

1.每個案卷（除會議文件組合的案卷外）的案卷題名應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確概括本卷的主要制發(fā)機(jī)關(guān)、內(nèi)容和文種。

2.標(biāo)題應(yīng)文字簡練、結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容概括準(zhǔn)確(一般不超過50字)。

3.責(zé)任者要書寫全稱或規(guī)范簡稱。案卷內(nèi)涉及若干“責(zé)任者”的，標(biāo)寫三個主要責(zé)任者，不能出現(xiàn)“本局”、“本廳”、“本委”等。

4.不得出現(xiàn)通知、簡報之類無檢索意義的案卷題名。

二、案卷文件級編目

原卷內(nèi)文件沒有目錄、目錄編制不全或不規(guī)范的，要全部重新編制。每份文件對應(yīng)一條卷內(nèi)文件目錄。編寫卷內(nèi)文件目錄應(yīng)遵循以下要求：

1.按照卷內(nèi)文件的排列順序，逐件編制卷內(nèi)文件目錄。

2.卷內(nèi)文件著錄的文件順序與卷內(nèi)文件排列順序、頁碼順序三者須保持一致。

3.每條文件目錄應(yīng)按照卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目順序填寫，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。

3.1順序號：是案卷內(nèi)文件的排列序號。

3.2文號：凡是原制發(fā)文機(jī)關(guān)編有文號的文件，都應(yīng)在“文號”欄內(nèi)標(biāo)明，組成文號的機(jī)關(guān)代字、年度代號和發(fā)文順序號，要完整、規(guī)范標(biāo)寫，不得隨意簡省。

3.3責(zé)任者：文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。對文件材料的責(zé)任者不要隨意更改和簡化，用單位全稱或規(guī)范簡稱

3.3.1會議文件

會議文件中有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人講話的責(zé)任者：機(jī)構(gòu)＋職務(wù)＋人名

會議討論文件的責(zé)任者：會議名稱本身

會議簡報的責(zé)任者：會議名稱本身

3.3.2考察、調(diào)研報告的責(zé)任者：機(jī)構(gòu)(名稱) ＋人名

3.3.3政府令(直接簽署領(lǐng)導(dǎo)人的)的責(zé)任者：機(jī)構(gòu)＋職務(wù)＋人名

3.3.4蓋章和落款不是一個單位的文件，責(zé)任者：根據(jù)文件具體內(nèi)容填寫

3.3.5代章或借章的文件，責(zé)任者：根據(jù)文件具體內(nèi)容、形式填寫

3.3.6聯(lián)合發(fā)文的文件，責(zé)任者：一般應(yīng)將所有的責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時可適當(dāng)省略，但立檔單位必須抄錄

3.3.7無責(zé)任者的白頭文件，責(zé)任者：根據(jù)文件具體內(nèi)容、形式加以考證填寫

3.3.8翻印的文件，責(zé)任者：翻印此文件的單位

3.3.9層層轉(zhuǎn)發(fā)的文件，責(zé)任者：第一個轉(zhuǎn)發(fā)者，只體現(xiàn)被轉(zhuǎn)發(fā)文

3.3.10團(tuán)體責(zé)任者，責(zé)任者：標(biāo)寫2-3個主要責(zé)任者

3.4題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，凡自擬部分應(yīng)加［］號

3.4.1文件標(biāo)題的擬定包括責(zé)任者、問題(即文件內(nèi)容)和文種三要素。

3.4.2文件標(biāo)題的擬定要求語言簡練，內(nèi)容概括準(zhǔn)確。案卷中文件標(biāo)題前后的虛詞、謙詞、恭詞不要照抄。

3.4.3簡報式的題名，要對文件內(nèi)容進(jìn)行概括總結(jié)，不能出現(xiàn)只有“第幾期”的情況。

3.4.4會議文件的題名，會議交流、經(jīng)驗(yàn)性材料要加副標(biāo)題。

3.5日期：

3.5.1公、私文書為發(fā)文時期，決議、決定、公開信為通過或發(fā)文時期，如無日期，可參考文件的其他信息考證后填寫。

3.5.2年月日用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，如：20080808。

3.6頁號：卷內(nèi)文件所在之頁的編號，填寫每份文件的首頁號，最后一份文件應(yīng)填寫該份文件的首頁號和末頁號，目錄中的頁號應(yīng)與文件在卷內(nèi)的位置保持一致。

3.7備注：文件中需要說明的情況。如文件的破損等情況。

三、案卷級編目

依序著錄案卷基本信息：檔號、題名、起止時間、件數(shù)、頁數(shù)、保管期限、備注。