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公司人事檔案不僅記錄了員工的基本信息,還記錄了員工的工作歷程和成長軌跡,是非常重要的文件,人事檔案整理有利于人事檔案的保管或查詢,是公司管理必不可少的環(huán)節(jié)。
公司人事檔案整理的基本流程和步驟主要包含以下內(nèi)容:
1、文件歸檔工作。人事文件的收集整理是按一定周期進行的,一般是以照年或季度為單位,將所有人事文件資料收集齊全,確保后期歸檔工作順利進行。
2、按照相關(guān)章程進行篩選。剔除或銷毀沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價值的文件,剩余文件則根據(jù)本機關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進行篩選。
3、劃分類別和級別。篩選工作完成后,檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類,再按照上下級的隸屬關(guān)系進行縱向排列,無法劃分級別的文件,可酌情與本部門文件并列歸檔。
4、確定保管期限。凡是在本機關(guān)實體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件,均需要永久保存,其余歸檔文件也不可過早銷毀,可根據(jù)其價值的影響時長及相關(guān)規(guī)章制度來預(yù)留足夠的保管期限。
總之,公司人事檔案整理大大提高了工作人員查詢員工檔案的效率,減輕了工作量,使人事檔案管理更加的便捷高效。