在介紹全宗管理包括哪些內(nèi)容之前，我們先來(lái)了解下全宗管理是什么意思？檔案業(yè)務(wù)上是按若干電子文件組成文件，文件組成盒或者組成案卷，案卷和文件共同組成全宗，原則上，全宗是指一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，一個(gè)單位只有一個(gè)全宗。

在實(shí)際使用中，由于單位組織會(huì)發(fā)生變動(dòng)、重組或者兼并，為了保持檔案的真實(shí)性，單位上會(huì)有多個(gè)全宗，大型企業(yè)中，自上而下有多個(gè)公司組織，每個(gè)組織至少有一個(gè)全宗，有些因歷史原因有多個(gè)全宗。

數(shù)字檔案館室檔案按全宗管理：每個(gè)全宗的檔案類型、分類、元數(shù)據(jù)、查看權(quán)限等都可獨(dú)立設(shè)定，全宗之間結(jié)構(gòu)可以完全不同。

利用按單位管理：如果涉及到檔案的借閱、賦權(quán)申請(qǐng)、推送等涉及到組織機(jī)構(gòu)之間審批的業(yè)務(wù)，應(yīng)該單位內(nèi)部是相同的，例如在一個(gè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)總是相同的，檔案管理員總是相同的。

這樣的管理模式，可以在符合檔案管理要求的同時(shí)，提供最大限度的靈活性，另外在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建立單位和全宗時(shí)，可以復(fù)制上級(jí)的結(jié)構(gòu)，采用和上級(jí)大致相同的檔案類型、檔案規(guī)則和檔案配置，降低下級(jí)單位的學(xué)習(xí)成本，另一方面各個(gè)單位在建立自己的全宗后也可以根據(jù)情況調(diào)整檔案結(jié)構(gòu)。

引入單位的概念，把檔案和人員組織的關(guān)系引入到單位中，符合實(shí)際情況，可在一個(gè)單位內(nèi)使用相同的組織結(jié)構(gòu)來(lái)進(jìn)行管理，不需要為每個(gè)全宗配置獨(dú)立的人員和組織。

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