檔案電子化就是把原有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化存儲的結(jié)果，從而形成電子檔案。建立電子檔案數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)解決了辦公自動化產(chǎn)生的海量電子文件和歸檔電子文件的集中存儲、管理和數(shù)據(jù)共享問題。

1、實現(xiàn)信息共享，集中管理

設(shè)立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心，將原本獨立的各單位的文件檔案信息資源整合起來，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，集中管理，所有歷史文件信息均通過數(shù)據(jù)中心對外服務(wù)。這里提到的知識電子檔案的綜合利用，原本各個單位的檔案室、資料室仍舊發(fā)揮著保存、保管信息實體的作用，實體檔案并不集中管理。

2、實現(xiàn)文檔一體化管理

有保存價值的電子文件信息處理結(jié)束后自動向電子文件檔案數(shù)據(jù)中心提交，實現(xiàn)即時歸檔。減少文件信息歸檔過程的工作量，大大提高文件的時效性，在不影響文件信息的整理的同時，使得處理結(jié)束后的文件信息可以及時提供利用。

3、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范

電子文件檔案數(shù)據(jù)中心統(tǒng)一制定關(guān)于電子文件信息的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，所有政府單位必須依照制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對電子文件信息進行統(tǒng)一管理。確保統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式，確立政府管理文件信息的權(quán)威，充分發(fā)揮電子文件檔案數(shù)據(jù)中心的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價值最大化。

4、減少重復(fù)勞動，降低數(shù)據(jù)處理成本

建立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，辦公和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)形成的電子文件，各機關(guān)單位可以直接歸檔到電子文件檔案數(shù)據(jù)中心，避免了數(shù)據(jù)的多次輾轉(zhuǎn)錄入造成的數(shù)據(jù)錯誤的幾率以及大量重復(fù)勞動，從而大大降低數(shù)據(jù)處理成本。

5、統(tǒng)一窗口，開放利用

提高電子文件信息的利用率，發(fā)揮窗口作用，更好地為廣大人民群眾服務(wù)，社會公眾可以對已公開的非涉密性現(xiàn)行文件信息進行網(wǎng)上查詢，增加政務(wù)工作透明度。

6、保障數(shù)據(jù)的安全性

設(shè)立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，將由配備的專門人員進行日常的維護管理工作。通過建立完整的權(quán)限體系、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機熱備份、數(shù)據(jù)備份機制等多種措施保證數(shù)據(jù)的安全性，比數(shù)據(jù)分散在各個單位管理有更強的保障。

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