檔案數(shù)字化把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，是一種新型檔案信息形態(tài)。數(shù)字檔案利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實時有效的提供利用服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。

檔案數(shù)字化加工服務(wù)主要是對文件、圖書資料、合同文本、圖紙草稿等進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作。其中，文檔資料掃描、電腦信息錄入、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，都是有資質(zhì)的檔案數(shù)字化加工的專業(yè)人員。

檔案數(shù)字化的意義與作用的多方面的，檔案數(shù)字化可以有效提高檔案信息化管理水平，提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享，確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管。

另外，數(shù)字檔案可以有效地解決檔案實際工作中遇到的種種痛點。實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化的數(shù)字檔案，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率；數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障；數(shù)字檔案可以有效的整合各類檔案孤島，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。

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