傳統(tǒng)的學(xué)校檔案資料，尤其是巨量的學(xué)生檔案，在收集與存儲(chǔ)上以手工為主，人力投入大，且沒有完善的分類和編碼格式，盤點(diǎn)工作量大且耗時(shí)長(zhǎng)，檔案的借閱信息不能做到及時(shí)更新，借閱過程的追蹤和提醒也較為困難。另外，對(duì)于一些年代久遠(yuǎn)、具有歷史價(jià)值的檔案原件，傳統(tǒng)存檔管理方式很難保護(hù)檔案完整性，很容易造成檔案丟失，基于對(duì)檔案信息真跡的保護(hù)角度，依靠云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等一系列新技術(shù)，通過引入信息化智能化技術(shù)手段的高校檔案管理系統(tǒng)軟件，對(duì)各種檔案進(jìn)行有效的收集保管，將傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化。

高校檔案管理系統(tǒng)依據(jù)《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《高校檔案工作規(guī)范》、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》、《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定的相關(guān)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)文件。檔案管理系統(tǒng)軟件全面運(yùn)行后，可以提升學(xué)校檔案工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，大大提高日常工作效率，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案由傳統(tǒng)管理信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

按照高校檔案業(yè)務(wù)工作流程，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的基本功能能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、傳遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理。經(jīng)過各級(jí)批準(zhǔn)及授權(quán)，可通過局域網(wǎng)絡(luò)、組織系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。外來查檔單位亦可通過計(jì)算機(jī)查閱電子檔案，實(shí)現(xiàn)高校檔案的資源共享及全生命周期管理。

高校檔案管理系統(tǒng)軟件功能特色：

庫(kù)房管理：針對(duì)實(shí)體文件檔案的存儲(chǔ)，可以將文件檔案的存放位置進(jìn)行管理，方便文件檔案借閱以及維護(hù)管理，可對(duì)文件檔案存放的位置進(jìn)行新增、修改、刪除打印操作。

檔案管理：實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案案卷文件的新增、修改、加入庫(kù)房、移出庫(kù)房、加入鑒定、放入回收站、導(dǎo)出、導(dǎo)入、打印功能；卷內(nèi)文件的新增、修改、加入編研、放入回收站、生成順序號(hào)、導(dǎo)入、剪切、復(fù)制、粘貼、上移、下移等功能。

檔案編研：對(duì)檔案庫(kù)中檔案的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)性的篩選、分類、檢索、統(tǒng)計(jì)、加工等形式進(jìn)行新建、修改、發(fā)布檔案的編研工作。

檔案統(tǒng)計(jì)：對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的案卷及文件的數(shù)量進(jìn)行了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，共四種統(tǒng)計(jì)方式檔案概況、部門統(tǒng)計(jì)、門類統(tǒng)計(jì)、歸檔情況統(tǒng)計(jì)，可以導(dǎo)出報(bào)表等。

檔案回收站：數(shù)據(jù)回收站里存放了檔案管理內(nèi)刪除的所有的檔案文件，如出現(xiàn)誤刪誤操作或者再次利用可以把回收站內(nèi)容檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)。

鑒定銷毀：按照門類，分別實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案文件的檔案過期、檔案鑒定、檔案銷毀功能。

以上就是專久智能關(guān)于高校檔案管理系統(tǒng)軟件—助力高校傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化的簡(jiǎn)要介紹，如需要了解更多的檔案數(shù)字化或數(shù)字檔案室的相關(guān)內(nèi)容，請(qǐng)聯(lián)系客服詳詢。