數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”，是管理機(jī)關(guān)檔案信息、聯(lián)結(jié)機(jī)關(guān)辦公自動化與數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。數(shù)字檔案室具體來說是指機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺。 

數(shù)字檔案室的特點：

1、檔案實體“虛擬化”。通過對紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進(jìn)行管理和規(guī)范。 

2、檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案室以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進(jìn)了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征。 

3、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案室依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。 

4、檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。 

5、檔案利用知識化。數(shù)字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎(chǔ)上有機(jī)組織并鏈接起來，以動態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù)，實現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉(zhuǎn)變。