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科技檔案編目規(guī)范化主要分為卷內(nèi)科技文件頁號編寫的規(guī)范和科技檔案案卷封面編制規(guī)范。
卷內(nèi)科技文件頁號編寫要求:
1.案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號,以有效內(nèi)容的頁面為一頁。
2.已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。
3.卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。
科技檔案案卷封面編制要求:
1.案卷封面宜印制在卷盒正表面,亦可采用內(nèi)封面形式
2.案卷題名,應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容,主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器名稱或代字(號)、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。
3.立卷單位,應(yīng)填寫負責(zé)組卷部門或單位。
4.起止日期,應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時間---年、月、日(年度應(yīng)填寫四位數(shù)字,下同)。
5.保管期限,應(yīng)填寫組卷時依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。
6.密級,應(yīng)填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級。
7.檔號,由全宗號、分類號(或項目代號或目錄號)、案卷號組成。
全宗號,需向檔案館移交的檔案,其全宗號由負責(zé)接收的檔案館給定;
分類號,應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號確定;
目錄號,填寫目錄編號;
項目代號,由所反映的產(chǎn)品、課題、項目、設(shè)備儀器等的型號、代字或代號確定;
案卷號,應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。
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