以“件”為單位整理的檔案

以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。

一般來(lái)講，一份文件、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）規(guī)定，正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。

以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是“件”。

以“卷”為單位整理的檔案

以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。

立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過(guò)程。

1.分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；

2.組合即將經(jīng)過(guò)分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái)；

3.編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

以案卷為整理的檔案，其基本保管單位是“卷”，其最大的特征是形成的檔案具有案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表。

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