文件和檔案是出于不同階段的同一事物，二者既有密切聯(lián)系又有顯著區(qū)別。聯(lián)系在于文件是檔案的前身，是形成檔案的基礎(chǔ)；區(qū)別是文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的，文件的總量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于檔案的總量，檔案只是文件的精華。

文件材料轉(zhuǎn)化為檔案的三個(gè)必備條件：

1.文件必須辦理完畢，承辦中的文件不是檔案；

2.對(duì)日后工作和科學(xué)研究等活動(dòng)有查考利用價(jià)值；

3.文件材料需要按照一定規(guī)律集中保存起來(lái)。

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