作為機關(guān)單位，檔案是其在行使職能活動過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。

檔案工作，不僅是檔案部門在工作，也不是個別同志在戰(zhàn)斗，而是一個集體，一個團隊在共同努力，從而更好的推動檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展，形成良性循環(huán)。

檔案工作過程中，要明白什么是檔案，檔案從何而來，又到哪而去。也就是，如何形成？如何整理？如何歸檔？這就是工作中常說的“誰形成 誰整理 誰歸檔”。

第13號國家檔案局令《機關(guān)檔案管理規(guī)定》規(guī)定，機關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當指定人員，承擔相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。

《中華人民共和國檔案法實施條例》規(guī)定，應(yīng)當歸檔的材料由機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的各內(nèi)設(shè)機構(gòu)收集齊全，規(guī)范整理，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何內(nèi)設(shè)機構(gòu)和個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

《黨政機關(guān)公文處理工作條例》要求，各級黨政機關(guān)設(shè)立文秘部門或者由專人負責公文處理工作，公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理，需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。

綜上，機關(guān)單位各內(nèi)設(shè)機構(gòu)形成的各種文件材料，應(yīng)當由各內(nèi)設(shè)機構(gòu)安排人員將文件材料收集齊全，并整理規(guī)范，進而成為檔案，再定期向檔案室移交檔案。

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