建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫就是按照著錄規(guī)則的要求，將檔案的內(nèi)容信息錄入到數(shù)據(jù)庫軟件中，利用計(jì)算機(jī)的最強(qiáng)大腦，快速的查詢檢索，及時(shí)將結(jié)果反饋給調(diào)閱者。

建設(shè)檔案目錄級(jí)數(shù)據(jù)庫的前提是需要有整理規(guī)范的檔案，很多人誤認(rèn)為檔案的規(guī)范化工作就是將檔案著錄項(xiàng)所需要的項(xiàng)目通過文字錄入工作寫入檔案管理系統(tǒng)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。檔案數(shù)字化包括檔案整理、著錄目錄級(jí)數(shù)據(jù)、數(shù)字化掃描，著錄、掃描的前提是有整理規(guī)范的檔案，整理檔案需要按照相應(yīng)的整理規(guī)則進(jìn)行，剔除不需歸檔文件材料、區(qū)分年度、鑒定保管期限、有機(jī)排序、加蓋歸檔章、填寫檔號(hào)項(xiàng)、裝訂、裝盒等。

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