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歸檔文件編目需要哪些字段?

時間:2024-11-06   訪問量:1540

編目,不是將所有的著錄項都打印出來,而是有選擇的形成數(shù)據(jù)報表,是有規(guī)則,有標準的。

檔案著錄的過程中,常見的著錄項有全宗號、檔案門類代碼、歸檔年度、保管期限、件號、文件編號、題名、責任者、文件形成時間、密級、頁數(shù)等,除此之外還要采集各種元數(shù)據(jù)。

歸檔文件編目需要哪些字段?-專久智能

《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)規(guī)定,歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

①序號:填寫歸檔文件順序號。

②檔號:檔號的結構宜為,全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(問題)代碼-件號,上、下位代碼之間用“-”連接,同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

③文號:文件的發(fā)文字號。沒有文號的,不用標識。

④責任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者。 

⑤題名:文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范,或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的,應全部或部分自擬標題,自擬內容外加方括號“[ ]”。

⑥日期:文件的形成時間,以國際標準日期表示法標注年月日,如19990909。

⑦密級:文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的,不用標識。

⑧頁數(shù):每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

⑨備注:注釋文件需說明的情況。

以上是檔案數(shù)字化加工軟件公司專久智能關于“歸檔文件編目需要哪些字段”的簡要介紹,如需要了解更多檔案數(shù)字化建設實施方案或檔案相關百科小知識,請瀏覽專久智能官網文章。

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