編目，不是將所有的著錄項都打印出來，而是有選擇的形成數(shù)據(jù)報表，是有規(guī)則，有標準的。

檔案著錄的過程中，常見的著錄項有全宗號、檔案門類代碼、歸檔年度、保管期限、件號、文件編號、題名、責任者、文件形成時間、密級、頁數(shù)等，除此之外還要采集各種元數(shù)據(jù)。

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）規(guī)定，歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

①序號：填寫歸檔文件順序號。

②檔號：檔號的結構宜為，全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

③文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。

④責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。 

⑤題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[ ]”。

⑥日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。

⑦密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。

⑧頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

⑨備注：注釋文件需說明的情況。

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