人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)識能力、工作業(yè)績的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。

人事檔案的作用主要有以下幾個方面：

(1)考察、了解員工的重要手段 

組織、人事工作的根本任務(wù)是知人善任、選賢舉能。而要知人，就要全方位地了解人。了解的方法，除了直接考察該人員的現(xiàn)狀外，還必須通過人事檔案掌握其全面情況。可以說，人事檔案為開發(fā)人力資源、量才錄用、選賢任能提供了信息與數(shù)據(jù)。

(2)解決當事人個人問題的憑證

由于種種原因，在現(xiàn)實生活中，有關(guān)部門和人員有時會對員工有錯誤的認識和做法，甚至造成冤假錯案或歷史遺留問題。作為當事人歷史與現(xiàn)實的原始記錄，可以為查考、了解和處理這些問題，提供可靠的線索或憑證。

(3)編寫人物傳記和專業(yè)史的寶貴資料

人事檔案是在組織、人事部門中形成的，其中還有當事人自述或填寫的有關(guān)材料，因此內(nèi)容真實、情節(jié)具體、時間準確，在研究黨和國家人事工作，研究黨史、軍事史、地方史、思想史、專業(yè)史以及撰寫名人傳記等方面，具有很高的史料價值。

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