歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄編制成冊(cè)，應(yīng)與分類(lèi)方案相一致，一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）裝訂成若干本，這要根據(jù)單位年度歸檔的數(shù)量來(lái)定。合訂成一本的目錄中內(nèi)頁(yè)加目錄或用口取紙以區(qū)分保管期限和機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。歸檔文件目錄用紙封面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4 型。

歸檔文件目錄封面的內(nèi)容應(yīng)包括以下內(nèi)容：

①全宗名稱(chēng)：立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

②年度：文件形成年度。（注意不是整理年度）

③保管期限：對(duì)應(yīng)歸檔文件的保管期限，填寫(xiě)永久、30年、10 年。

④機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)分類(lèi)方案，填寫(xiě)對(duì)應(yīng)歸檔文件的類(lèi)目。

⑤歸檔文件目錄裝訂成冊(cè)，外封面可用檔案服務(wù)部統(tǒng)一制作的歸檔文件目錄夾。

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