干部人事檔案材料收集要遵循以下原則和要求：

一是要將記載干部本人德、能、勤、績、廉各方面材料收集齊全，使干部人事檔案能夠反映干部本人的德、能、勤、績、廉的基本面貌。根據(jù)《干部選拔任用條例》和《干部檔案工作條例》的規(guī)定，收集工作的重點應該包括反映干部政治思想、品德作風、業(yè)務能力、學識水平、工作實績等方面的材料。

二是收集到的每份檔案材料要齊全。系列材料要系統(tǒng)成套，有頭有尾；單份材料不缺頁、無損壞。

三是收集的材料數(shù)量要適當。干部人事檔案材料要求嚴格按照歸檔需要的數(shù)量來收集，凡有正、副本檔案要求收集的材料需收集兩份，不建副本的只需收集一份，既不要多也不能少。

所謂“規(guī)范”，就是要保證檔案材料收集工作質量，不能馬馬虎虎、毛毛糙糙，更不能敷衍了事。具體包括下列六個方面的含義：

一是歸檔材料必須是屬于同一立卷對象，避免張冠李戴歸入他人檔案。

二是歸檔材料必須是《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》確定的歸檔范圍內的材料。隨意擴大收集范圍，會造成檔案龐雜，降低實用性，增加工作量；縮小收集范圍，會缺少材料，影響完整性。

舉例：入黨材料，2014年前以入黨志愿書、申請書、轉正報告，入黨政審黨員登記表為主。2014年之后要歸入黨積極分子培養(yǎng)材料、思想?yún)R報、自傳等材料。目前我們在工作中遇到比較多的是缺申請書或缺轉正報告，個別缺志愿書的情況，影響干部黨員身份的真實性，并且補填志愿書的手續(xù)比較煩瑣，補充完善相對較難。

三是歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。

四是歸檔材料的手續(xù)要完備。凡規(guī)定由組織審查蓋章的歸檔材料，須有組織印章。審(復)查結論、處分決定等材料應當與本人見面并由本人簽字；本人見面后未簽字的，由組織注明。

五是干部人事檔案材料的載體和記錄材料應當符合檔案保護要求。載體使用A4型的公文用紙。歸檔材料不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅色墨水、純藍墨水、復寫紙等不符合檔案保護要求的記錄材料書寫。歸檔材料填寫不規(guī)范，手續(xù)不完備，材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等重要信息與檔案記載或者組織認定結果不一致的，應當重新制作，補辦手續(xù)。

六是歸檔材料一般應當為原件，不得使用復制件。但因為客觀條件的限制，有三個例外：

(1)各類證書、證件；

(2)全國統(tǒng)考科目成績單；

(3)補充收集的歷史久遠的材料。

對這些確需用復制件存檔的特殊情況，必須在復制件上注明出處、復制時間，并加蓋材料出具單位或干部人事關系所在單位組織人事部門的印章，以確保復制材料的真實、有效。取證的材料，要加上取證人、提供人簽名、蓋章(蓋手印)等。