1.強(qiáng)化印章檔案管理意識(shí)

各級(jí)各類(lèi)檔案管理者應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，讓全社會(huì)都了解印章檔案的相關(guān)知識(shí)是非常重要的。各單位應(yīng)當(dāng)始終對(duì)印章檔案的歸檔工作做到高度重視，做到長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和具體部署相結(jié)合，做好印章檔案的收集、整理和保管，從人、財(cái)、物幾個(gè)方面給予大力支持；除此以外，要切實(shí)將宣傳、貫徹和執(zhí)行《檔案法》及《印章檔案管理規(guī)范》納入經(jīng)常性工作和長(zhǎng)期性工作，要靈活運(yùn)用正反兩方面的事例，使大家都能認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)印章檔案管理的重要性和緊迫性。

2.持續(xù)做好印章檔案的收集整理

從功能來(lái)講，印章的類(lèi)型比較多，機(jī)關(guān)單位常見(jiàn)的印章類(lèi)型主要有以下四種。1.正式印章，也稱(chēng)公章，是機(jī)關(guān)部門(mén)和單位的印章。2.專(zhuān)用印章。專(zhuān)用印章是為履行某一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)性業(yè)務(wù)，單位使用的印章，比如“合同專(zhuān)用章”“財(cái)務(wù)專(zhuān)用章”等。3.鋼印。用來(lái)加蓋證書(shū)的印模被稱(chēng)為鋼印。4.法人章，也叫領(lǐng)導(dǎo)簽名章；與前述相似，社會(huì)上的公司主要有以下印章類(lèi)型：1.公章。2.發(fā)票專(zhuān)用章。3.合同專(zhuān)用章。4.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。5.法定代表人章。從名稱(chēng)我們不難理解其用途。

如何進(jìn)行印章檔案的整理，《印章檔案整理規(guī)則》列得很細(xì)致，具體工作中可參照。各級(jí)檔案館保管的印章檔案，應(yīng)按館藏集中統(tǒng)一整理，可按照“印章檔案代號(hào)—保管期限代號(hào)—分類(lèi)號(hào)—印章枚號(hào)”等進(jìn)行科學(xué)標(biāo)注。應(yīng)該注意的是，無(wú)論采用哪種整理方法，在編制印章檔案目錄時(shí)，都應(yīng)將使用印章單位的成立、撤銷(xiāo)，印章制發(fā)、領(lǐng)用和印章啟用、注銷(xiāo)等相關(guān)文書(shū)檔案，與印章實(shí)物一起進(jìn)行編制，使其構(gòu)成一套完整的印章檔案。

3.加強(qiáng)印章檔案的保管

印章檔案的保管工作必須引起高度重視，因?yàn)檫@直接影響印章檔案的使用壽命。建立健全印章檔案保管的專(zhuān)門(mén)制度是非常有必要的。印章檔案入庫(kù)時(shí)，應(yīng)該裝入供印章專(zhuān)用的檔案盒。各地應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)貧夂蛑贫ê侠淼谋９芤?，將保管環(huán)境溫度、相對(duì)濕度和防光、防霉、防火、防塵、防蟲(chóng)、防盜等工作要求予以明確。

4.創(chuàng)新印章檔案的檢索和利用

信息化是一種趨勢(shì)，檔案工作同樣如此。近年來(lái)，檔案的數(shù)字化，以至數(shù)字化檔案館建設(shè)方興未艾，給檔案工作帶來(lái)機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在這一大背景下，印章檔案這一檔案重要組成部分，也必將迎來(lái)數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)。值得重視的是，如何在工作實(shí)踐中，通過(guò)專(zhuān)久智能檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化的方式方法，避免直接使用原始檔案，避免印章檔案保存壽命縮短，應(yīng)該說(shuō)是一個(gè)全新課題，這種立體化的實(shí)物檔案能否復(fù)制，能否運(yùn)用3D技術(shù)進(jìn)行打印，都值得探討。

綜上所述，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件廠家專(zhuān)久智能認(rèn)為印章檔案的管理和使用具有歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義，但現(xiàn)實(shí)中還存在諸多問(wèn)題，必須引起各單位的高度重視，從而有效維護(hù)印章檔案的完整與安全，最大限度地發(fā)揮其作用。